Nora macht keine Mittagspause und spricht mehrere Sprachen. Rund um die Uhr beantwortet sie Fragen von Menschen, die sich für eine Stelle interessieren. Ein Fall für den Betriebsrat? Nein! Nora ist ein KI-gestützter Voice-Agent, der Personalverantwortliche­ bei deren Entscheidungen durch Übernahme wiederkehrender Aufgaben im Recruiting entlasten soll. Entwickelt wurde Nora von der HR-Werkstatt Osnabrück, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalarbeit effizienter und wettbewerbsfähiger auszurichten.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist das Personalwesen eine Dauerbaustelle. Offene Stellen bleiben unbesetzt, Bewerbende erwarten schnelle Rückmeldungen, und zugleich wachsen die Anforderungen an das Unternehmen. Häufig bewältigen Geschäftsführung oder Führungskräfte HR-Aufgaben zusätzlich zum Tagesgeschäft noch „nebenher“. Dabei ist der Wille zur Veränderung oft da. Was fehlt, sind Zeit, Kapazitäten und spezialisiertes Wissen. „Viele mittelständische Unternehmen haben heute Zugang zu moderner Technologie, aber nicht zu einer großen Personalabteilung“, sagt Ines Kipker, Geschäftsführerin der HR-Werkstatt GmbH. Sie ergänzt: „Mit unserer ‚Nora‘ setzen wir genau da an. Der KI-Voice-Agent hilft jedem Bewerbenden ganz individuell, schneller Klarheit über das Jobangebot und den Bewerbungsprozess zu bekommen – und das zu jeder Tageszeit und in vielen Sprachen. Für Unternehmen bedeutet das: bessere Erreichbarkeit, weniger Standardanfragen, strukturiertere Prozesse.“

In der HR-Werkstatt sind rund zwölf feste Teammitglieder­ beschäftigt, die mit einem Netzwerk von mehr als 300 spezialisierten HR-Fachleuten zusammenarbeiten. Ihr Ziel: professionelle Personalarbeit auch für Unternehmen verfügbar zu machen, die keine große eigene Personalabteilung haben oder aufbauen können. Dafür plant die HR-Werkstatt ein Zusammenspiel erfahrener HR-Fachleute mit KI-gestützten Anwendungen. Der erste Schritt ist „Nora“.

Der mehrsprachige KI-Voice-Agent macht professionelle, zeitintensive Personalarbeit auch für KMU verfügbar. Er beantwortet wiederkehrende Fragen von Bewerberinnen und Bewerbern direkt auf der Website eines Unternehmens: Wie sind die Arbeitszeiten? Wie läuft die Bewerbung ab? Was zeichnet das Unternehmen aus? All das beantwortet Nora automatisiert und dadurch konsistent. Sie ist kein generischer Chatbot, sondern ein digitaler Recruiting-Agent, der alle Prozesse des Unternehmens kennt und immer im individuellen Kontext der Anfrage antwortet.

Mit der Schwester-KI „Nele“ entsteht bei der HR-Werkstatt zudem eine Anwendung für strukturierte Vorqualifizierungsgespräche.­ Sie soll beispielsweise Angaben zu Qualifikation, Verfügbarkeit und notwendigen Voraussetzungen erfassen, nachdem Nora den Weg bereitet hat.

Die Namen sollen die technischen Anwendungen nahbarer machen. Wichtig bleibt: Nora und Nele unterstützen den Menschen im HR-Prozess, sie entscheiden nicht. Wiederkehrende und zeitkritische Aufgaben wie die Beantwortung von Standardfragen­ zur Stelle lassen sich ebenso automatisieren wie eine erste Vorauswahl der Bewerbenden nach zuvor von HR-Verantwortlichen festgelegten Kriterien. Die fachliche Einordnung und die Verantwortung bleiben beim Menschen.

Gerade in der Personalarbeit reichen Daten und Geschwindigkeit allein nicht aus“, sagt Ramona Maiberger, Geschäftsführerin der HR-Werkstatt GmbH. „Recruiting und Veränderungsprozesse brauchen Kontext, Erfahrung und Fingerspitzengefühl. Deshalb verbinden wir in unseren Lösungen Technologie ganz bewusst mit menschlicher Expertise.

Wie das funktionieren kann, zeigt die Zusammenarbeit mit dem Personaldienstleister­ Optiper mit Hauptsitz in Fulda. Nora ist ein prima Einstieg ist in die Nutzung von KI, sagt Thomas Sotek, Geschäftsführer von Optiper.

Der KI Chatbot ist bereits auf unserer Website im Einsatz. Unser Team hat mit Nora eine neue Kollegin und die gewonnene Zeit nutzen wir für die Gespräche, bei denen es wirklich auf persönlichen Austausch ankommt.

Was bei Optiper gelingt, ist für KMU außerhalb der Personaldienstleistungsbranche­ erst recht relevant, gerade wenn es dort keine eigene HR-Abteilung gibt. Mit innovativen KI-Lösungen können sie ihre Prozesse im Recruiting und Personalmanagement­ digitalisieren und effizienter gestalten und damit wettbewerbsfähig bleiben. Und der Geschäftsführung sowie den operativen Führungskräften bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im eigentlichen Kerngeschäft.

Die Implementierung eines solchen KI-Voice-Agents auf der Unternehmenswebsite­ gelingt nicht nur schnell und erfordert keine besonderen IT-Kenntnisse - sie ist zudem als Digitalisierungsmaßnahme­ grundsätzlich auch noch bei der KfW förderfähig. KMU müssen nicht sofort ihre gesamte Personalarbeit umbauen. Sie können mit einem klar umrissenen Problem wie der Erreichbarkeit im Recruiting beginnen, erste Erfahrungen sammeln und dann zu einem späteren Zeitpunkt die nächsten Schritte gehen. Und während die KI rund um die Uhr im Einsatz ist, bleiben die Entscheidungen und die Verantwortung dort, wo sie hingehören: beim Menschen.