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XRechnungen
Lieferanteninformation XRechnung
Grundsätzliches zur Rechnungseingangsplattform
Die Bundesdruckerei betreibt die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz.
Allgemeines zur Rechnungsstellung
Die Lieferanten und Dienstleister der KfW können über die OZG-RE E-Rechnungen stellen. Mit der Registrierung auf der Internetseite der OZG-RE erhalten Sie Ihre Zugangsdaten. Technische Voraussetzungen sind ein Internetzugang sowie ein gängiger Browser.
Wichtig: Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Beauftragung mitgeteilt!
Informationen, Hinweise und Ansprechpartner
Als Ansprechpartner bei technischen Fragen steht Ihnen die Bundesdruckerei als Portalbetreiber zur Verfügung.
Hilfe als Rechnungssteller erhalten Sie unter der E-Mail-Adresse .
Telefonische Hilfe erhalten Sie Montags bis Freitags in der Zeit von 08:00 - 16:00 Uhr unter folgender Rufnummer: 0228 / 99681-10101.
Schließlich finden Sie auf der OZG-RE Plattform selbst Hilfen und Dokumentationen rund um das Thema XRechnung.
Bei inhaltlichen Fragen zur Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner bei der KfW.
Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen hat nach der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) über ein Verwaltungsportal im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu erfolgen. Das Gesetz verpflichtet Bund und Länder dazu, ihre Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Der Bund hat hierfür die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE) zur Verfügung gestellt.
Laut E-Rech-V der Bundesregierung ist die KfW verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu empfangen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn diese den rechtlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen entsprechen.
Wichtig ist, dass Sie als Rechnungssteller ab dem 27.11.2020 Ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form übermitteln müssen.
In Deutschland soll grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden. Dieser beruht auf der EU Norm CEN 16931, die einen einheitlichen technischen Standard für elektronische Rechnungstellung festlegt. Kern des Standards ist ein Datenmodell, das Inhalt und Struktur von elektronischen Rechnungen beschreibt und standardisiert.
Weiterführende Links
E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V)
Datenaustauschstandard XRechnung
EU-Norm CEN 16931: Elektronischer Rechnungsstandard (in Englisch)
Häufig gestellte Fragen
Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) findet grundsätzlich auf alle Rechnungen im Bereich des öffentlichen Auftragswesens des Bundes Anwendung, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nicht für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden,die geheimhaltungsbedürftig sind, die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland betreffen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Die Leitweg-ID muss bei elektronischen Rechnungen angegeben werden und funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen der KfW zugeordnet werden. Sie müssen die Leitweg-ID, wie von uns mitgeteilt, in unveränderter Form bei elektronischen Rechnungen angeben.
Sie erhalten die Leitweg-ID zusammen mit der Beauftragung von der KfW.
Nein, die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch und Sie dürfen eine Rechnung nur einmal einreichen.
Nein, digital signierte PDF-Rechnungen entsprechen nicht dem Datenaustauschstandard XRechnung und sind folglich keine elektronischen Rechnungen, die die KfW annehmen kann.
Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen muss in einem strukturierten Datenformat durchgeführt werden. Das Datenformat XRechnung unterstützt die automatische und elektronische Verarbeitung.
Wenn Sie eine Rechnung korrigieren müssen, so können Sie uns die Korrektur auch über OZG-RE übermitteln. Geben Sie dafür in der Korrektur-Rechnung die zuvor in der Rechnung verwendete Leitweg-ID an.
In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren jeweiligen Ansprechpartner der Beschaffung in der KfW.
Gutschriften zu E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE elektronisch einreichen. Aus der Gutschrift muss deutlich werden, welche Rechnung angepasst werden soll. Geben Sie außerdem dieselbe Leitweg-ID wie bei der Rechnung an.
Mahnungen zu elektronischen Rechnungen können Sie wie folgt an die KfW versenden:
- per E-Mail an Ihren Ansprechpartner in der KfW
- oder per Post an Ihren Ansprechpartner in der KfW
Mahnungen zu elektronischen Rechnungen stellen Sie wie bisher schriftlich an die Bestellerin oder den Besteller bei der KfW.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten auch für elektronische Rechnungen. Als Dienstleister sind Sie verpflichtet diese in eigener Verantwortung aufzubewahren.
Es sind keine besonderen IT-technischen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung zu beachten.
Das OZG-RE Portal verfügt über webbasierte Eingabemasken zur Erstellung von E-Rechnungen im XRechnungsformat oder Sie benutzen spezielle Software zur E-Rechnungserstellung.
Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an
Eine XML (Extensible Markup Language) Datei stellt Daten in strukturierter Form in einer Datei, die sowohl von Menschen, als auch von Maschinen lesbar ist, dar. Datenübertragungen finden häufig mit XML Dateien statt. Auch der Datenaustauschstandard XRechnung nutzt XML.
Der IT-Planungsrat der Bundesregierung hat ein Prüfmodul für XRechnungen (XML-Validator) bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beauftragt, um die Möglichkeit zur Prüfung und Validierung von Rechnungen zu ermöglichen.
Das Prüfmodul steht Ihnen öffentlich zugänglich zur Verfügung und prüft elektronische Rechnungen nach definierten Regeln.
Sie als Dienstleister können das Prüfmodul und die Referenz-Implementierung zur Prüfung Ihrer elektronischen Rechnungen nutzen.
Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung können Sie in Zukunft Papier- und Portokosten sparen. Auch der Aufwand der manuellen Rechnungsbearbeitung kann mit dem Einsatz von E-Rechnungen reduziert werden.
Zukünftig werden alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie 2014/55/EU betroffen sind, bundesweit einheitlich den Datenaustauschstandard XRechnung einsetzen. Sie werden somit perspektivisch E-Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber übermitteln können.
