Invoicemanagement

Zeitnach und zuverlässig

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Rechnungsprüfung bearbeiten alle Rechnungen der KfW, die beim Einkauf von externen Leistungen anfallen. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass die Rechnungen möglichst schnell und entsprechend der vereinbarten Bedingungen zur Zahlung gebracht werden. Damit das gelingt, ist das Team nach Warengruppen aufgeteilt, so dass jeder Fachbereich und jeder Geschäftspartner seine/n spezielle/n Ansprechpartner/in kennt und Rückfragen jederzeit möglich sind.

Automatisierter Rechnungsprüfungsprozess

Pro Jahr fallen über 30.000 Rechnungen an, für die im Schnitt weniger als fünf Tage zur Bearbeitung gebraucht werden. Zur Freigabe wird ein automatisierter Prozess genutzt: Alle eingehenden Belege werden gescannt, mit einer elektronischen Texterkennung gelesen und zur Weiterverarbeitung in SAP erfasst. Dafür wird sich neuester Technik bedient; so werden zum Beispiel die Rechnungen als fachlich richtig per elektronischem Workflow abgezeichnet. Außerdem werden papierlose Zahlungswege, wie zum Beispiel Gutschriftverfahren und Rechnungspläne genutzt.

Mit dem „e-Invoicing“ wird ein zukunftsfähiger und medienunabhängiger elektronischer Rechnungseingang zur Verfügung gestellt. Der Prozess bietet sowohl für unsere Partner als auch für die KfW Effizienzvorteile im Rahmen von papierlosem und elektronischem Datenaustausch. So können Rechnungen nicht nur schneller sondern auch umweltfreundlicher und ressourcenschonender (Nachhaltigkeit) empfangen werden.

Kreditoren- und Mahnungsbearbeitung

Neben der Rechnungsprüfung pflegen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch die Stammdaten und Bankverbindungen der im SAP-System hinterlegten Lieferanten. Bei eingehenden Mahnungen steht das Team auch als kompetenter Ansprechpartner zur Klärung und weiteren Veranlassung zur Verfügung.