Beschaffungsmanagement

Planvoll und systematisch

Das Beschaffungsmanagement ist für die übergeordneten Rahmenbedingungen der Beschaffung wie Strategie- und Prozessentwicklung, Richtlinien und Systeme zuständig. Darüber hinaus verantworten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Themen Kennzahlen und Controlling sowie weitere interne Leistungen und Projekte.

Prozesse und Richtlinien

Das Team legt die Richtlinien für die Beschaffung fest und definiert die dazu gehörigen Prozesse. Das umfasst sämtliche Vorgaben und Abläufe rund um die Einkaufsaktivitäten der KfW Bankengruppe. Dazu gehört zum Beispiel das Gebot der Aufgabentrennung, die gewährleistet sein muss, damit eine Person oder Einheit nicht gleichzeitig Waren anfordert, Bestellungen aufgibt und Rechnungen bezahlt. Das Beschaffungsmanagement berät und unterstützt das Team der „Operativen und Strategischen Beschaffung“ sowie die anfordernden Bereiche der KfW Bankengruppe in allen Fragen des Einkaufs. Aufwändige und komplexe Projekte begleitet das Team sehr intensiv oder übernimmt sie gleich selbst.

Interne Leistungen und Systeme

Das Beschaffungsmanagement verantwortet auch die interne Verrechnung für Leistungen, zu der die Kosten- und Serviceplanung ebenso gehört wie der eigentliche rechnerische Ausgleich. Auch das Steuern und Verwalten der elektronischen KfW-Einkaufssysteme fällt in die Zuständigkeit. Dabei kommt das SAP-SRM (Supplier-Relationship-Management- System) über einen integrierten P2P-Prozess (Procure-to-Pay) sowie die Vergabeplattform für EU-Ausschreibungen zum Einsatz.

Kennzahlen und Controlling

Aussagekräftige Kennzahlen und ein bedarfsgerechtes Controlling sind wichtige Voraussetzungen für einen erfolgreichen Einkauf. Deshalb erhebt das Team „Beschaffungs- und Invoicemanagement“ eine Reihe von Kennzahlen und dokumentiert sie in regelmäßigen Abständen. Als Kennzahlen gelten alle Informationen, die dabei helfen, die Einkäufe zu steuern, die Einkaufsstrategie zu verbessern und sich mit ähnlichen Organisationen zu vergleichen ("Benchmarking"). Diese Faktoren liefern wichtige Informationen für die Bankengruppe insgesamt, helfen aber auch dabei, die Arbeit der Beschaffungsabteilung kontinuierlich zu verbessern