Digitale Plattform
Stapelweise Unterlagen sichten, Gespräche mit der Mandantschaft führen, die Steuererklärung vorbereiten: Der Steuerberatungsgesellschaft WTS reicht das allein nicht mehr aus. Sie sieht sich zunehmend als digitaler Dienstleister. Ihr neustes Angebot: eine Plattform, auf der alle relevanten Daten zusammengeführt werden.
Einen Offshore-Windpark zu errichten, ist eine komplexe Sache. Und das nicht nur aus technischer Sicht. „So ein Projekt bringt auch viele steuerliche Herausforderungen mit sich“, sagt Ulrike Schellert, Managing Partnerin bei der Münchner Steuerberatungsgesellschaft WTS. Sie erklärt: „Manchmal hat der CEO die Information darüber, wer sich wann wo aufhält, manchmal die Abteilung, die für die Reisekostenabrechnung zuständig ist. Mal findet man die Info in einer Excel-Tabelle, mal in einem Word-Dokument und mal in einer E-Mail.“ Schellert sieht dies als ein Paradebeispiel für die Arbeit von Steuerabteilungen in großen Unternehmen: „Die müssen sich die wichtigen Daten mühsam zusammensammeln.“
Fehlen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Steuerabteilungen Informationen, kann es schnell teuer werden. „Bei internationalen Projekten etwa droht beispielsweise die Gefahr der Doppelbesteuerung“, sagt Schellert. Ein schneller Zugriff auf alle relevanten Daten ist darum elementar: „Das ist ohne digitale Tools heute kaum mehr möglich.“ Die Steuerberatungsgesellschaft hat daher den Schwerpunkt ihrer Arbeit angepasst und entsprechende Kompetenzen aus- und aufgebaut. „Die digitale Unterstützung unserer Mandanten gehört mittlerweile zu unseren Kernkompetenzen“, betont Johannes Krabichler, CFO von WTS.
So entstand auch die Idee der neuen digitalen Plattform „ONEwts“, die die Beratungsgesellschaft im Herbst 2021 einführte. „Wir wollten eine Lösung schaffen, über die wir die gesamte Steuerfunktion inklusive der steuerlichen Workflows eines Unternehmens in einer Plattform abbilden können. Aktuell sind selbst bei Großkonzernen einzelne Steuerprozesse gar nicht digital aufgesetzt. So können wir Effizienzen innerhalb der Steuerabteilung und im Zusammenspiel mit Beratern heben und Prozesse automatisieren.“ so Krabichler. Auf „ONEwts“ können die Unternehmen, für die die Steuerberatungsgesellschaft tätig ist, alle relevanten Informationen ablegen. Für Steuerberaterin Schellert hat das in der Praxis klare Vorteile: „So sehen alle Beteiligten in Echtzeit, wo sie stehen, welche Dokumente sie bereits geliefert haben, welche sie demnächst liefern müssen und was wann mit wem intern oder mit Beratern besprochen wurde.“
Auch intern will WTS die Arbeit durch digitale Lösungen effizienter gestalten. Zum Beispiel mit Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sowie eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP). „Wollte früher beispielsweise eine Beraterin nachvollziehen, welcher Beratungsansatz vor zwei Jahren für einen bestimmten Sachverhalt gewählt wurde, musste sie unter Umständen ein ganzes Regal mit Akten durchsuchen“, erklärt Schellert. „Jetzt geben wir nur noch den Namen des Unternehmens zusammen mit ein paar Suchbegriffen in die Suchmaske ein. Was Stunden dauerte, schaffen wir so in Minuten.“
Sechs Millionen Euro kalkulierte WTS als Gesamtinvestition für alle drei Digitalisierungsprojekte „So viel hat auch ein Unternehmen unserer Größe nicht einfach verfügbar“, erläutert CFO Krabichler. „Darum brauchten wir einen Partner. Unsere Hausbank, die Unicredit AG, empfahl uns den Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW.“ Trotz der zum Zeitpunkt der Antragstellung gerade begonnenen Corona-Krise im März 2020, wurde der Kredit innerhalb weniger Wochen in gewünschter Höhe bewilligt.
So konnte bereits im Mai ein WTS-internes Team, unterstützt von externen Beraterinnen und Beratern, mit der Entwicklung der Plattform beginnen. Im November startete dann die Pilotphase. Krabichler prophezeit: „Damit können wir auch eine neue Ära für die Zusammenarbeit mit Finanzämtern einläuten.“
Für WTS ermöglicht das Projekt eine Festigung der Marktposition: „Bei digitalen Lösungen zählen wir schon heute zu den Top-Anbietern der Branche“, konstatiert Krabichler. „Dieses Projekt bringt uns einen entscheidenden Schritt nach vorn.“
Der günstige Förderkredit für zukunftsweisende Vorhaben
